Quer durch alle Hierarchie-Ebenen ein Klagen, Jammern und Schimpfen über zu viele Meetings, die zu viel Zeit (= Nerven) kosten und zu wenige Ergebnisse bringen. 30.000 Besprechungen in einem Arbeitsleben?

Ich habe einige Begegnungen mit MitarbeiterInnen größerer Firmen genutzt, um nebenbei zu fragen: ‘Wie viele Besprechungen habt Ihr jeden Tag?’

Das Ergebnis erhebt keinerlei Anspruch auf Repräsentativität: Im Schnitt waren es 4 vier Meetings pro Tag. Manche länger, andere kürzer. Einige mit klarer Zielsetzung, andere mit traditioneller Regelmäßigkeit – die nennen sich dann Jour Fix, das ist Französisch, heißt fester Tag und bringt selten Ergebnisse.

Hochgerechnet auf 1 Monat sind es also 80 Zusammenkünfte, in einem (40wöchigen) Arbeitsjahr 800. Und ein 40jähriges Arbeitsleben besteht aus 30,000 Meetings.

‘Wenn das Resultat einer Besprechung eine weitere Besprechung ist, dann wars eine lausige Besprechung.’ Herbert Clark Hoover, US-Präsident (1929-1933).

Ein dreiviertel Jahrhundert später, haben seine Worte vielleicht mehr Gültigkeit denn je. Wenn schon so viele Meetings, so viel Zeit, in der man unerreichbar für sein Team, vor allem aber für Kunden ist, dann sollte es auch Sinn machen. David Maister hat auf einen amüsanten Kolumnen-Beitrag von Dale Dauten verwiesen, der die Errechnung eines Intelligenzquotienten (IQ) für Meetings vorschlägt.

Höhe und Ergebnis sind Nebensache, die ‘Check-Liste’ sollte aber zum Nachdenken anregen und zur Standardausstattung jedes Besprechungsraums gehören.

Wie es geht: Index-Basis sind 100 Punkte. Dort wo Meetings Sinn machen, gibt es Bonuspunkte, Zeit- und Energiefresser reduzieren das Ergebnis.

Bonuspunkte

+ 1 Punkt für jede Erwähnung des Wortes ‘Kunde’
+ Zahl der gelesenen Romane aller Teilnehmer in den letzten 6 Monaten
+ Zahl der Abwesenheitsminuten miserabler Führungskräfte
+ Zahl der Anwesenheitsminuten einer erstklassigen Führungskraft
+ Zahl der Anerkennungen für positive Arbeitsleistungen der letzten 30 Tage
+ Altersdifferenz zwischen dem jüngsten und ältesten Teilnehmer
+ Summe unterschiedlicher Marktsegmente in denen die Teilnehmer tätig waren
+ Zahl der von den Teilnehmern selbst besuchten Kunden der letzten 90 Tagen
+ 3 Punkte für jedes natürliche Lachen
+ 3x die Anzahl der Notizen die sich der ranghöchste Manager im Raum macht
+ 10x die Zahl neuer Ansätze und Ideen innerhalb der letzten 6 Monate
+ 25 Bonuspunkte für jedes ernst gemeinte ‘Da können wir etwas verbessern!’
+ 50 Bonuspunkte für jeden spontanen Beifall für neue Ideen
+ 75 Bonuspunkte für jeden nicht gerügten Fehler bei der Ideenumsetzung
+ 100 Bonuspunkte für ein ehrliches ‘Wir sollten etwas Einzigartiges machen!’

Punkteabzüge

- Zahl klingelnder Handys
- Die größte Distanz zwischen den Teilnehmern in Metern
- Die Häufigkeit des Wortes ‘Budget’
- Die Häufigkeit der Phrasen ‘warten’ und ‘bitte wiederholen’
- 1 Punkt für jedes PowerPoint Slide mit mehr als 5 Wörtern
- 3 Punkte für jedes PowerPoint Slide mit Statistiken mit mehr als 5 Zahlen
- 2x die Zahl der Leuchtstoffröhren im Besprechungsraum
- 2x die Zahl süffisanten Lachens oder Lächelns
- 5x die Zahl gefallener Schuldzuweisungen außerhalb des Einflussbereichs
- 10x die Anzahl der Blackberries, Handhelds, PDAs im Raum
- 10x die Zahl der Unterbrechungen für ‘ganz Wichtiges’
- 10x die Zahl vertagter Entscheidungen
- 10x die Zahl ausgesprochener Distraktoren (‘Das hat noch nie funktioniert’)
- 50 Punkte Abzug für diktierte oder informelle Sitzordnungen

Sorry, David, I abused your original document, skipped a few lines and added some key issues. Vollständig ist die Liste noch lange nicht. Wer sie mitgestalten will, der hinterlässt einfach einfach Kommentar mit seinen Ergänzungen. Später gibts dann ein Update…

Für ganz Eilige, die den Meeting IQ schon jetzt verteilen oder aufhängen wollen: Hier gibts die Berechnungsformel zum Download als pdf Dokument.